Pachetul de programe de gestiune WinMENTOR, dezvoltat de firmele INFOMENTOR SRL Gura Humorului și TH JUNIOR SRL Iași a fost creat special pentru lucrul în rețea și poate fi instalat pe calculatoare cu sistem de operare Windows ’98, Windows 2000, Windows XP, Windows Vista, Windows 7 sau Windows Server. Baza de date în format Paradox este interogată prin fraze SQL, iar arhivarea datelor de lucru prin algoritmi Unix este deosebit de compactă.

Funcționarea sistemului este coordonata prin setarea a peste 600 constante, fie general valabile întregii prelucrări a societății(lor) monitorizate, fie individual valabile utilizatorilor care pot accesa aplicația. De aici rezultă o configurabilitate ridicată a sistemului atât la nivelul particularităților de evidență a firmelor beneficiare, cât și la preferințele de utilizare individuală ale persoanelor care lucrează cu sistemul WinMENTOR.

Pachetul de programe poate fi folosit de firme cu profil de comerț en-gros și en-detail, producție industrială și agricolă, construcții, audit financiar-contabil, alimentație publică, prestări servicii, leasing, agenții, reprezentanțe etc., totalizând până în momentul de față peste 11.000 de utilizatori în toată țara.

WinMENTOR permite evidența unui număr nelimitat de firme. Pentru fiecare firmă în parte se poate configura modul de realizare a înregistrărilor contabile, astfel încât acestea să fie specifice activității firmei.

• La cumpararea programului, utilizatorului i se asigura instalarea, consultanta in vederea configurarii conform domeniului de activitate al firmei, instruirea operatorilor, toate acestea fiind incluse in pretul de livrare.
• Asistenta tehnica permanenta post-instalare, cu personal specializat ofera siguranta utilizarii pachetului de programe la intreaga sa capacitate.
• Clientii beneficiaza de certificate de licenta care atesta dreptul de utilizare a programelor.
• Versiunea demonstrativa se instaleaza GRATUIT si este insotita de ghidul de utilizare in format electronic. Aceasta varianta poate fi utilizata nelimitat, folosind ca date de intrare doar notele contabile.
• Protejarea programului prin cheie de protectie hard asigura o independenta fata de partile hardware, programele nefiind legate prin protectie software de sistemul de calcul.
   

Operare generala

Orice sistem informatic se compune din date intrate in sistem si date iesite din sistemul in cauza. Aplicatia este prevazuta cu o delimitare clara a celor doua componente butonul, “Date” respectiv “Liste” fiind portita de comutare in sistem.

Prevazut cu mecanisme vizuale sugestive, sistemul WinMENTOR doreste sa fie un “prieten” al utilizatorului.

Functiile sistemului se pot apela atat prin tastatura cat si prin clic de mouse, ridicand astfel viteza de operare a informatiilor.
 

Evidenta contabila

Majoritatea proceselor economice care presupun inregistrari contabile sunt contate automat de sistem. Astfel, fara nici o apasare suplimentara de buton, vor fi contabilizate in balanta contabila toate documentele culese: facturi, chitante, avize, bonuri de consum, procese verbale de modificari de stoc si pret etc. Descarcarea gestiunii, regularizarea diferentelor de curs valutar, contabilizarea si preluarea salariilor, contarea amortismentelor mijloacelor fixe, inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli, inchiderea TVA se executa automat in sistem! Dvs. inregistrati doar fenomenul economic de baza! Inregistrarile contabile efectuate automat de program pot fi completate, eventual, cu note contabile diverse (de exemplu: pentru cheltuieli de constituire, repartizarea profitului, impozit pe dividende etc). WinMENTOR va ofera posibilitatea introducerii planului de conturi specific firmei dvs. In acest plan de conturi puteti folosi analitice pe un numar nelimitat de nivele.
 

Inventar, tranzactii

WinMENTOR rezolva integral problema stocurilor, in stransa legatura cu aspectul contabil al problemei. Iata cateva caracteristici ale functiunii stocurilor:

• evidenta multi-gestiune cantitativ-valorica sau global-valorica;
• descarcarea automata din stoc pe baza metodelor cunoscute: FIFO, LIFO, CMP, identificare specifica, metoda “k”;
• nomenclatorul articolelor de stoc este compact (pentru intrari cu preturi diferite la acelasi articol nu se creaza pozitii noi in nomenclator) si divizibil prin folosirea claselor de incadrare si a atributelor de caracterizare;
• posibilitatea inregistrarii automate a patru taxe asociate pentru fiecare articol de stoc in parte (de exemplu calculul automat al comisionului agentilor chiar si in cazul procentelor diferentiate pe fiecare articol de stoc);
• unitati de masura multiple si alternative, cu transformare automata a cantitatii si a pretului pe baza paritatilor specificate;
• evidenta pe serii (pe bucata sau lot), termene de garantie si date de expirare;
• in situatia evidentei global-valorice, calculeaza coeficientul de diferente de pret.

Culegerea documentelor legate de inregistrarea stocurilor si a serviciilor se face pe machete specializate, cu un design ce respecta grafica formularelor tipizate:

• intrari de stocuri sau servicii pe facturi, avize de expeditie, bonuri fiscale, bonuri de achizitie, cu evidentierea diferentelor constatate la receptie si tiparirea de note de receptie (separat pe fiecare gestiune) corespunzatoare;
• intrari din import (DVI) cu calculul automat al pretului de import si includerea tuturor componentelor acestuia (transport, asigurare, taxe si comisioane vamale etc.);
• intrari din productia proprie;
• iesiri spre consum, cu preluarea automata a consumurilor specifice aferente comenzilor interne lansate in productie si tiparirea bonurilor de consum;
• vanzari de stocuri sau servicii evidentiate pe agenti de vânzare, cu tiparirea facturilor (pe formulare tipizate), a invoice-urilor sau a avizelor de expeditie corespunzatoare;
• transferul stocurilor intre gestiuni, modificari de stoc (modificarea pretului de inregistrare, mariri sau diminuari de stoc), cu tiparirea de note de transfer, avize de expeditie sau procese verbale;
• organizarea riguroasa a inventarelor, tiparirea proceselor verbale de constatare diferente;
• evidenta ofertelor furnizorilor si evidenta ofertelor generale ale firmei, precum si evidenta abonamentelor in curs;
• evidenta comenzilor emise catre furnizori si a comenzilor de la clienti (preluate automat din oferte), cu tiparire de facturi proforma, comenzi, oferte (pe imprimanta sau direct pe aparatul de fax al beneficiarilor);
• evidenta facturilor nesosite, aferente intrarilor pe avize de la furnizori si a facturilor de intocmit.

WinMENTOR inregistreaza orice tip de discount, cu posibilitatea de distribuire pe preturi a discount-urilor de la furnizori si generarea automata de discount-uri pentru vanzari in functie de valoarea facturii, volumul tranzactiilor incheiate cu clientul, cantitatea facturata catre un client sau termenul de plata a facturii. Pentru toate tipurile de documente de vanzare se pot urmari termene de plata, scadente reale asteptate si majorari de intarziere la plata.

WinMENTOR ajuta in formarea pretului de vanzare a produselor si a marfurilor, facilitand alcatuirea unor scenarii de vanzare si categorizarea clientilor pe diferite criterii, strategii de vanzare, promotii, campanii.

Inregistrarea informatiilor primare de la furnizori si clienti (oferte de pret, contracte, abonamente) are rol important atat in evaluarea baneasca a necesarului de aprovizionat, in intocmirea antecalcului de pret in productie, in formarea comenzilor catre furnizori, cat si in evaluarea situatiei financiare a firmei (cash-flow).

Legaturile de interdependenta de genul: cereri de oferte - oferte - contracte - comenzi clienti – antecalcul - comenzi interne de productie – consum specific - necesar de aprovizionat – oferte furnizori – comenzi furnizori – avize – bonuri de consum - note de predare – facturi clienti – incasari – rezultate financiare asigura un lant interactiv INTEGRAT de prelucrare si autoverificare a datelor procesului economic de logica afacerii.
 

Parteneri

Pentru identificarea rapida a partenerilor, exista posibilitatea impartirii in clase de incadrare in functie de necesitatile curente de exploatare.

WinMENTOR pastreaza in nomenclatorul de parteneri o singura inregistrare indiferent de moneda tranzactiei sau de tipul contabil al partenerului (furnizor, furnizor de imobilizari, furnizor platit in avans, furnizor - facturi nesosite, client, client incasat in avans, client - facturi de intocmit); in functie de macheta in care este utilizat un partener, fie el furnizor sau client, programul identifica tipul contabil potrivit pentru a trata corect cazul concret propus spre rezolvare.

• Pe baza creditelor acordate clientilor, WinMENTOR semnaleaza situatiile in care pe un document de iesire este depasita limita in care clientul are drept de cumparare fara achitarea datoriilor mai vechi.
• In functie de volumul tranzactiilor inregistrate in decursul timpului cu un client, programul permite acordarea de discounturi automate pentru fiecare articol de stoc sau serviciu vandut.
• Se pot consulta in orice moment fise lunare sau anuale de clienti si furnizori in lei sau valuta, balante de furnizori sau clienti, situatia furnizorilor neachitati sau a clientilor datornici.
• WinMENTOR permite lucrul cu parteneri externi (cu care se efectueaza tranzactii in valuta), precum si efectuarea operatiunilor de compensare cu tertii pe baza de proces verbal de compensare.
• Stingerea obligatiilor de plata sau de incasare pentru parteneri poate fi facuta si intr-o moneda diferita de moneda care a generat obligatia respectiva.
• Lista incasarilor lunare de la clienti permite evidenta stingerii obligatiilor de incasare pe clase de parteneri sau pe agentii de vanzari care au intermediat vanzarile.
   

Trezoreria

• WinMENTOR permite legarea platilor si incasarilor de documentele primare care au generat obligatia de plata sau incasare. Problema platilor si incasarilor in valuta este rezolvata complet, inregistrandu-se automat diferentele de curs valutar.
• Inregistarea monetarelor vanzarii cu amanuntul se poate efectua atat global-valoric cat si cantitativ-valoric.
• Se pot evidentia operatiunile bancare aflate in curs (cambie, cec, bilet la ordin etc).
• Avansurile de trezorerie sunt rezolvate complet prin plati, restituiri si justificarea sumelor cheltuite.
• Se pot tipari registre de casa si de banca in lei sau valuta; sumele in curs de decontare pot fi tiparite separat pentru incasari sau plati in curs, cu evidentierea datei reale sau probabile de decontare.
• Deconturile deplasarilor interne/externe pot fi prelucrate prin WinMENTOR (se tiparesc ordinele de deplasare/delegatii).
• Permite vizualizarea clientilor (furnizorilor) care au depasit fie termenul de plata (cu sau fara CEC-uri, bilete la ordin in curs de incasare/plata), fie scadenta asteptata (o scadenta mai reala, completa de utilizator pe baza unor informatii sporadice, presimtiri). Evidenta exista si in varianta occidentala, cu catalogarea zilelor trecute de la momentul scadentei (0, 1-7, 8-15, 16-21, 22-30, 31-60, … zile intarziere), precum si evidenta “de platit/incasat azi”.

Salarii

• Ofera posibilitatea calculului salariilor angajatilor, lasand utilizatorului sa opteze intre inregistrarea lor contabila direct in modulul de baza WinMENTOR si includerea lor manuala prin note contabile.
• In afara de aceasta posibilitate, care permite functionarea modulului independent de produsul de baza WinMENTOR, acest modul are facilitati de configurare a contributiilor, indemnizatiilor, sporurilor si retinerilor, ce ii confera un grad ridicat de adaptabilitate la cerintele utilizatorului si la modificarile de legislatie. Adaugand gradul ridicat de configurare a listelor specifice, rezulta un instrument ideal pentru optimizarea activitatii de evidenta a personalului si calcul al salariilor.
• Integrat in produsul de baza WinMENTOR, modulul permite preluarea realizarilor din productie pentru angajatii salarizati in acord, calculand automat indicele de realizare a salariului si oferind date pentru calculul costurilor pe produs realizat.
• Statul de plata, fluturasi, CAS, CASS, fise fiscale sunt doar cateva dintre listele aplicatiei (cereti o descriere specializata)
• Exista, de asemenea, posibilitatea de a opera regularizarea automata a impozitului pe venitul global la sfarsit de an si de a exporta fisele fiscale pe suport electromagnetic in fisiere de tip .TXT.

Mijloace fixe

Casa de marcat

Modulul se adreseaza utilizatorilor de case de marcat "OPTIMA" (off-line, emulare tastatura), "HIT" (off-line), OPTIMUS (off-line) si "SAPEL" (off-line pe memoria extinsa, emulare tastatura), precum si alte case de marcat. Functii principale:

• preluarea stocurilor gestiunilor pe care le deserveste (direct din stoc la inceput sau ulterior de pe tranzactiile de receptie sau transfer intern);
• editarea raportului "Z", impreuna cu generarea monetarului si modificarea efectiva a stocului din WinMENTOR;
• furnizarea raportului privind vanzarile din casa in orice moment al zilei fara sa intrerupa functionarea casei de marcat sau sa influenteze in vreun fel functionarea ei;
• inregistrarea automata in contabilitate a monetarelor operate.
• Solicitati o oferta specializata privind variantele de lucru cu case de marcat (off-line, on-line, emulare tastatura)!

Comercial

Este cel mai nou modul al sistemului WinMENTOR (in lucru) si doreste sa sprijine activitatea de pregatire a tranzactiei financiare propriu-zise:

• Inregistrarea si urmarirea incasarii/platii contractelor (atat furnizori, cat si beneficiari) de orice natura: contracte de munca, contracte de leasing, contracte comerciale, contracte de vanzare in rate, contracte ce stau la baza inregistrarilor ulterioare (oferte, comenzi, avize, facturi) si au influenta asupra cash-flow-ului firmei;
• Editarea si tiparirea contractelor structurate pe capitole, paragrafe, anexe;
• Inregistrarea comenzilor de la clienti si catre furnizori, calcul necesar de aprovizionat pe trei metode diferite: pe baza comenzilor, pe baza stocului minim si maxim, pe baza ritmicitatii vanzarii (sau a consumului) calculat automat de sistem (toate aceste optiuni sunt incluse si in versiunea Extinsa a sistemului);
• Editarea, evidenta si tiparirea ofertelor de pret speciale (vor fi preluate in comenzi clienti).

Productie

Creat pentru a veni in intampinarea utilizatorilor care si-au dezvoltat activitatea de productie, modulul ofera posibilitatea asistarii utilizatorului in realizarea urmatoarelor etape succesive:

• pregatirea fabricatiei - incarcarea consumurilor de materiale, a manoperei, a productiei reziduale, determinarea traseului tehnologic in cadrul consumurilor specifice (retetar) din sistem (functioneaza si in WinMENTOR Extins);
• lansarea in productie - elaborarea comenzilor interne de productie si generarea programului lunar de fabricatie;
• urmarirea consumurilor de materiale si manopera, a productiei realizate (functioneaza si in WinMENTOR Extins);
• transmiterea realizarilor lunare ale angajatilor in modulul SALARII, in vederea furnizarii indicatorilor impliciti de realizare a salariilor in acord;
• inregistrarea semiautomata a productiei neterminate;
• variantele de postcalcul al productiei lunare realizate conform programului de fabricatie (cheltuieli directe, indirecte la nivel de atelier, sectie, activitate, cheltuieli indirecte generale cumulate la nivel de firma si cheltuieli neincluse, cu preluarea datelor din modulul SALARII in ceea ce priveste consumurile de manopera);
• evidenta realizarii productiei - abateri realizate la nivel de comanda interna in ceea ce priveste consumurile de materiale si manopera, stadiul realizarii programului de fabricatie lunar, situatia realizarii comenzilor de la clienti etc.
   

Expert

Avand drept scop analiza financiara modulul expert al sistemului asigura construirea scenariilor de control banesc al afacerii, previziunile financiare si incadrarea realizarilor in bugetele propuse. Statisticile cash-flow (operational, real, previzional) permit un control riguros asupra fondului finaciar disponibil.

Subunitati

WinMENTOR lucreaza cu baze de date distribuite. In cazul in care activitatea firmei se desfasoara in mai multe puncte de lucru, programul permite introducerea datelor în fiecare dintre ele si apoi transferul pe un calculator central (aflat, de obicei, la sediul firmei, la serviciul de contabilitate). Datele transferate sunt cuplate logic, dupa cuplare avand aceleasi proprietati ca si cele introduse pe calculatorul central.

Transmisia datelor intre sediu si punctele de lucru se efectueaza prin fax-modem, e-mail sau discheta, conform schitei alaturate: